Các vị vua của ACE

Khi nó đến thời gian để đối mặt với ACE, HW St. John đặt cược vào một giải pháp tự động sắp xếp hợp lý các quy trình đó và những giao dịch khách hàng một tay chiến thắng.

Đạt được tự động môi trường thương mại (ACE) tuân thủ trước thời hạn bắt buộc là hết sức quan trọng để môi giới hải quan và giao nhận vận tải quốc tế HW St. John, và cho khách hàng gửi hàng của nó. Với sự giúp đỡ từ một nhà cung cấp công nghệ của bên thứ ba, HW St. John đã có thể tự động hóa các hồ sơ điện tử để đáp ứng yêu cầu hiện ra lờ mờ ACE, và được cải thiện khả năng hiển thị của vận chuyển và hải quan để nộp hồ sơ hiệu quả hơn.

Bài viết liên quan : vận chuyển hàng hóa 
Các vị vua của ACE


HW St. John, một công ty gia đình đã hoạt động ở Valley Stream, NY, cho 112 năm, muốn chắc chắn rằng nó đã hoàn toàn tuân thủ với ACE trước 2015 thời hạn đầu tiên.

ACE, một hệ thống được thực hiện bởi Hải quan và Bảo vệ biên giới (CBP), nhằm mục đích cải thiện sự chuyển động của hàng nhập khẩu và xuất khẩu vào và ra khỏi Hoa Kỳ. Trong năm 2015, hệ thống sẽ giới thiệu những cải tiến được thiết kế để cải thiện việc thu thập, chia sẻ và xử lý dữ liệu trình CBP và các cơ quan chính phủ khác của Mỹ. Những cải tiến mới cũng sẽ tạo điều kiện an ninh hàng hóa được cải thiện.

Từ quan điểm của CBP, một hệ thống ACE tăng cường sẽ đẩy mạnh việc xuất nhập khẩu hàng hóa, và phục vụ như là một cổng thông tin duy nhất vào các cơ quan chính phủ Hoa Kỳ gắn với phong tục tương tác với cộng đồng thương mại. Mục đích là để kết hợp chuyển giao điện tử thông tin lớn hơn với mức độ cao hơn của tự động hóa quy trình làm việc và an ninh, và loại bỏ một loạt các quy trình dựa trên giấy tờ và thủ tục vào cuối năm 2016.

"Chúng tôi là một doanh nghiệp nhỏ và nhanh nhẹn," Richard Hanel, chủ tịch và CEO của HW St. John nói. "Chúng tôi đã chứng minh được sự nhanh nhẹn này với khách hàng gửi hàng của chúng tôi trong quá khứ bằng cách chấp nhận công nghệ sớm. Như một ví dụ, chúng tôi thực hiện trao đổi dữ liệu điện tử khi các yêu cầu để chuyển tài liệu điện tử lần đầu tiên được uỷ quyền.

"Chúng tôi tin rằng trong một cách tích cực trong việc chuẩn bị các hệ thống của chúng tôi cho phù hợp với ACE," ông nói thêm. "Chúng tôi muốn hệ thống tại chỗ và làm việc trước thời hạn được uỷ quyền. Chúng tôi hy vọng để vượt qua cùng những lợi ích như đã sẵn sàng và hoàn toàn phù hợp với các chủ hàng, người cũng phải liên quan đến những đáp ứng yêu cầu ACE mới."

Thương nhân và công ty môi giới hải quan phải đáp ứng một số thời hạn trung gian để đạt được sự tuân thủ:

01 tháng 5 năm 2015: Thời hạn sử dụng bắt buộc cho tất cả ACE nộp hồ sơ kê khai điện tử.
Ngày 01 tháng 11 2015: Thời hạn sử dụng bắt buộc cho tất cả ACE phát hành hàng điện tử và liên quan tóm tắt nhập nộp hồ sơ.
Ngày 01 Tháng 10 năm 2016: Thời hạn sử dụng bắt buộc của ACE cho tất cả các phần còn lại của quá trình vận chuyển hàng hóa CBP.
Ban đầu, HW St. John đã mắt của nó trên 2015 thời hạn. "Nhiều người trong số các chủ hàng của chúng tôi là công ty Fortune 500," Hanel cho biết. "Họ hy vọng giao thông toàn diện và hải quan báo cáo. Họ muốn biết chi phí thuế hải quan, và các cổng thông qua đó hàng hóa của họ đang di chuyển.

"Môi trường thương mại hôm nay là khác nhau đáng kể từ một vài năm trước đây," ông lưu ý. "Là một công ty nhỏ, chúng ta phải cung cấp cùng một mức độ báo cáo và dịch vụ như đối thủ cạnh tranh lớn hơn của chúng tôi làm. Việc tự động hóa lực lượng lao động và xử lý văn bản điện tử và chuyển tiếp đó là có sẵn trong các hệ thống hải quan tự động cao hiện nay cho phép chúng tôi thực hiện theo ACE và cung cấp một cấp cao của báo cáo và dịch vụ khách hàng. "

Để đáp ứng nhiệm vụ ACE sắp tới, HW St. John chủ động chuyển sang một hệ thống hải quan mới từ Kewill, một nhà cung cấp phần mềm quản lý giao thông vận tải đa phương thức với các văn phòng trên toàn thế giới. Hệ thống cung cấp Kewill của việc chuyển thông tin điện tử và tự động hóa ACE yêu cầu.

"Chúng tôi đang trong giai đoạn thí điểm với hệ thống, và chúng tôi đang thử nghiệm nó bằng điện tử truyền mục cho khách hàng," Hanel cho biết. "Chúng tôi muốn thực hiện bất kỳ lỗi trước khi nộp hồ sơ kê khai điện tử bắt buộc có hiệu lực để đảm bảo một trải nghiệm liền mạch và hải quan được cải thiện cho các chủ hàng."

Hanel nói họ đã mất HW St. John khoảng 10 đến 12 tháng để hoàn thành một chuyển đổi đầy đủ với hệ thống mới, mà còn liên quan đến một đường cong học tập cho nhân viên. Các công ty và khách hàng của mình đã bắt đầu thấy được lợi ích của việc gia tăng tự động hóa và khả năng hiển thị giao hàng.

"Hệ thống này cung cấp cho chúng ta một cách để giữ cho các chủ hàng cũng thông báo về quá trình vận chuyển và hải quan," Hanel cho biết. "Chúng tôi có thể nhận được một báo cáo điện tử liên quan đến tình trạng của một con tàu trên đường, và ngay lập tức e-chuyển tiếp thông tin này để giữ cho các chủ hàng gửi. Với sự liên chính phủ ACE cơ quan tự động hóa cung cấp, chúng tôi cũng có thể gửi các thông báo và phát hành-chẳng hạn như thông tin mới về yêu cầu của FDA.

"Chúng tôi muốn nói rằng chúng ta có khả năng theo dõi đầy đủ," Hanel cho biết thêm. "Nhưng khi chúng tôi có thể cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng bằng cách tự động gửi đi các thông tin vận chuyển hàng quan trọng, nó có thể là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ."

Rủi ro kinh doanh
Giống như các công ty khác làm cho việc chuyển đổi sang ACE, HW St. John ban đầu cho thấy một sự thay đổi hệ thống cũng có nghĩa là một sự điều chỉnh đáng kể trong cách các công ty đã làm kinh doanh.

"Thực hiện một hệ thống mới chạy một nguy cơ gián đoạn kinh doanh, hoặc giảm lượng dịch vụ khách hàng", theo Jay Waldron, phó chủ tịch cấp cao, hậu cần và các giải pháp môi giới hải quan đối với Kewill. "Các công ty phải cẩn thận về cách họ tiếp cận một hệ thống thực hiện cho ACE hoặc bất kỳ công nghệ hậu cần khác. Kế hoạch của họ nên bao gồm làm thế nào để giảm thiểu rủi ro trong suốt quá trình chuyển đổi hệ thống.

"Quản lý rủi ro là rất quan trọng để HW St. John," Waldron cho biết thêm. "Công ty muốn chuyển đổi qua hệ thống tự động của nó hoàn toàn minh bạch cho khách hàng."

"Chúng tôi đã có một tầm nhìn cụ thể về mục tiêu và kỳ vọng của chúng tôi khi chúng tôi bắt đầu dự án này," cho biết thêm Hanel. "Chúng tôi đã làm việc cộng tác với các nhà cung cấp hệ thống của chúng tôi. Khi bắt đầu dự án, tôi nghĩ rằng quá trình này đã diễn ra quá lâu. Nhưng Kewill giải thích làm thế nào một số quy trình và nâng cấp đã được thực hiện để thực hiện một sự chuyển đổi liền mạch.

"Nói chung, việc chuyển đổi hệ thống mất tám đến 12 tháng thay vì sáu đến tám tháng ban đầu tôi đã hy vọng, nhưng chúng tôi ở lại trong ngân sách và tôi hạnh phúc với kết quả", Hanel cho biết.

Hanel đã đặc biệt quan tâm về việc nhân viên của mình được đào tạo đầy đủ và thoải mái với hệ thống hải quan mới.

"Di chuyển đến một hệ thống tầm cỡ này tạo ra một đường cong học tập," ông nói. "Kewill cung cấp cho chúng ta một tuần huấn luyện tập trung. Trong tuần đó, chúng ta không chỉ đến để hiểu được hệ thống mới, nhưng chúng tôi cũng bắt đầu thấy dễ sử dụng và hiệu quả nó có thể cung cấp."

THẤY KẾT QUẢ BAN ĐẦU
HW St. John có hệ thống hải quan của mình ở vị trí tốt trước ACE bắt buộc thời hạn, và được dự đoán hiệu suất và chi phí cải tiến.

"Tốc độ tính toán một mình gây ấn tượng cho chúng tôi", Hanel cho biết. "Chúng tôi cập nhật các máy chủ trong trung tâm dữ liệu của chúng tôi, do đó công việc được xử lý nhanh hơn, và chúng tôi có thể đáp ứng tốt hơn cho các chủ hàng. Trong quá khứ, nó đã cho hệ thống của chúng tôi gần một giờ để thực hiện một bản cập nhật quan trọng duy nhất. Bây giờ, quá trình cập nhật cùng mất năm đến 10 phút. "

Là một người áp dụng ACE sớm, HW St. John có thể để vượt qua cùng một số lợi ích hợp lý mới của mình đến khách hàng.

"Có nhiều khả năng hiển thị và khả năng trong các giao dịch liên quan đến cơ quan hải quan của chính phủ Mỹ, và nó cải thiện báo cáo của chính phủ," Hanel cho biết.

Trong một số cách, HW St. John không thấy sự thay đổi đáng kể trong nhiều quá trình hải quan; theo những cách khác, sự khác biệt là đáng chú ý.

"Chúng tôi nhìn thấy lợi ích khi một giao dịch hải quan đặc biệt tham gia vào nhiều cơ quan chính phủ Hoa Kỳ khác nhau, và các quy trình làm việc cần phải được tích hợp để nó chạm vào tất cả các cơ quan này," Hanel cho biết.

"Ví dụ, một giao dịch duy nhất có thể liên quan đến việc Mỹ Drug Administration, Cục Quản lý dược liên bang Mỹ (USDA), và con cá và động vật hoang dã của Mỹ," ông giải thích. "Trong quá khứ, chúng tôi đã không có một doanh nghiệp hay hệ thống quá trình tích hợp đầy đủ đã làm cho giao dịch này đơn giản. Sử dụng các quy trình cũ, trước tiên chúng ta phải có được một sự giải thoát cá và động vật hoang dã, sau đó chúng tôi đã phải nộp các tài liệu chính xác để hải quan và USDA. Nhiều lần, quá trình này sẽ chững lại trong khi chờ đợi cho cá và động vật hoang dã để cung cấp cho chúng tôi với việc chứng nhận giấy.

"Với việc tự động hóa điện tử mới, toàn bộ quá trình này xảy ra ngay lập tức," Hanel cho biết thêm. "Turnaround là nhanh hơn, giúp các chủ hàng được phát hành nhanh hơn cho hàng hóa của họ."

Một quy trình hải quan nhanh với biên độ ít hơn cho lỗi là rất quan trọng cho các chủ hàng và nhà môi giới / chuyển hàng hóa của họ. Gần 74 phần trăm số người trả lời khảo sát Giao thông vận tải Ingelligence gần đây nói rằng một sự gia tăng đột ngột về chi phí sẽ "tác động" hoặc "tác động đáng kể" doanh thu và lợi nhuận; trong khi 72,7 phần trăm số người được hỏi đánh giá sự tuân thủ lịch trình nghèo từ các đối tác giao thông vận tải là "có thể có cùng một mức độ tác động."

Để đáp ứng thách thức này, hệ thống hải quan mới HW St. John cung cấp cho các công ty và khách hàng của mình tích hợp liền mạch với Filing CBP an và yêu cầu nhà cung cấp khác (thường được gọi là 10 + 2), được thực hiện trong năm 2009. Các quy tắc áp dụng cho nhập khẩu / xuất khẩu hàng hóa đến hoặc rời Hoa Kỳ bằng tàu, và không tuân thủ cuối cùng có thể dẫn đến hình phạt tiền, thanh tra tăng, và sự chậm trễ hàng.

"Sau ngày 11 tháng 9 năm 2001, các cuộc tấn công khủng bố, công ty chúng tôi nhận ra chúng tôi không có khả năng hiển thị vào các hàng hóa được nạp trong container, và chúng ta cần nó cho các mục đích an ninh," Hanel cho biết. "Về mặt tài liệu, chúng tôi được yêu cầu phải nộp 10 mẩu thông tin để CBP ít nhất 48 giờ trước khi tàu khởi hành hoặc đến. Những thông tin này bao gồm người gửi hàng, nội dung chứa, và nguồn gốc lô hàng và điểm đến. Làm công việc này mang lại cho chúng tôi một cơ hội cho một dòng doanh thu mới, quan trọng nhưng nhiều hơn, đó là một cách để cải thiện an ninh quốc gia bởi vì nó cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ các hàng hóa được những gì nhận được nạp vào thùng chứa. Tại báo cáo cuối cùng, giữa 85 và 90 phần trăm của các nhà nhập khẩu hiện nay đang thực hiện theo các 10+ 2 tiêu chuẩn. "

Đầu tư vào một hệ thống hải quan mới với tăng cường tự động hóa và khả năng nộp đơn điện tử không phải là một nhiệm vụ không tốn kém hoặc tầm thường. Phải mất HW St. John, mà quyết định từ từ di chuyển đến một hệ thống hải quan mới, gần một năm nỗ lực để thực hiện một quá trình chuyển đổi thành công mà không làm ảnh hưởng bất lợi đến khách hàng. Công ty này đang cho thấy được sự khác biệt trong cải thiện khả năng hiển thị của các giao dịch vận chuyển và hải quan, hải quan Mỹ và tài liệu quy trình nộp hồ sơ hiệu quả hơn.

"Thật khó khăn cho các công ty nhỏ để quyết định đầu tư vào công nghệ, nhưng ba thế hệ của gia đình chúng tôi đã làm việc trong ngành kinh doanh này, và nhận ra sự cần thiết phải tiếp tục đầu tư vào các công ty, giải thích:" Hanel. "Với những phong tục thay đổi và yêu cầu bảo mật, và ACE đặc biệt, chúng tôi nhận ra chúng tôi phải cải thiện hệ thống hải quan của chúng tôi, và sửa lại các hoạt động kinh doanh. Bạn đôi khi phải chi tiêu tiền để kiếm tiền."

Hanel cho biết bước tiếp theo cho HW St. John đang triển khai một hệ thống kế toán mới mà sẽ cung cấp cho các công ty thiệu sâu hơn về tất cả các khía cạnh của kinh doanh, bao gồm cả cách để áp dụng kiểm tra tài chính và cân bằng các quá trình kinh doanh hàng ngày.
Previous
Next Post »